Rapat adalah sebuah kegiatan yang bisa dibilang cukup rutin terjadi dilingkungan – lingkurngan yang memiliki orgasisasi. Lingkungan – lingkungan tersebut dapat berupa kantor, instansi negara, sekolah – sekolah, atau kantor desa dan kecamatan. Beberapa lingkungan organisasi tersebut tidak lepas kaitannya dengan adanya rapat. Rapat dapat pula diartikan sebagai musyawarah. Mengapa demikian? Rapat adalah media untuk bertukar atau menyampaikan informasi seputar informasi mengenai hal – hal yang berhubungan dengan lingkungan organisasi tersebut. Rapat juga merupakan sebuah media untuk mendapatkan keputusan yang tepat serta memantapkan koordinasi antar sesama bagian dari organisasi tersebut. Atas dasar nilah maka untuk setiap rapat yang akan digelar setiap anggota yang bersangkutan akan mendapatkan undangan rapat.lantas bagai manakah contoh surat undangan rapat tersebut?
Surat undangan rapat yang baik dan tepat harus memiliki beberapa kriteria. Apa saja kriteria surat udangan rapat yang tepat tersebut? Contoh surat undangan rapat yang baik adalah yang memiliki kop surat, nomor surat, lampiran (apabila diperlukan), perihal, tanggal pembuatan surat, tujuan, isi, dan identitas pengirim. Marilah kita pelajari bagian – bagian surat tersebut satu – persatu. Kop surat adalah bagian penting dari sebuah surat resmi. Kop surat terletak di paling atas tengah dari surat. Kop surat harus berisi identitas organisasi yang mengirimkan surat tersebut. Apabila perusahaan atau organisasi tersebut memiliki logo, maka logo diletakkan di sebelah kiri kop surat. Setelah kop surat bagian yang penting adalah nomor surat. Nomor surat sangat penting sebagai identitas surat, penomoran surat, dan sebagai arsip.
Contoh surat undangan rapat yang benar berikutnya adalah harus memiliki perihal. Perihal berisi tujuan inti dari surat tersebut. Hal ini memudahkan pembaca surat untuk memahami maksud surat. Bagian selanjutnya adalah tanggal surat yang berfungsi sebagai informasi kapan surat tersebut dibuat dan untuk kepentingan arsip. Selanjutnya isi surat yang mencantumkan informasi lengkap tentang waktu dan pelaksanaan rapat. Bagian terakhir dari surat undangan rapat adalah identitas pengirim surat. Untuk organisasi biasanya mencantumkan nama ketua atau sekretaris.