Bahasa Surat

Bahasa Surat

Bahasa surat memang harus benar-benar di perhatikan dengan seksama saat anda membuat sebuah surat. Dan bahasa surat tersebut tentunya harus baik dan juga benar. Hal itu karena telah menjadi suatu aturan atau etika yang ada dalam pembuatan surat. Mengingat juga masih adanya kesalahan-kesalahan yang ada di dalam penulisan surat, seperti susunan surat yang rumit, kalimat yang tidak jelas (basa-basi), ungkapan gagasan yang dapat menyinggung orang lain, atau juga ungkapan yang bisa membuat orang merasa sangat tersanjung, lalu bahasanya tidak teratur, ejaan juga tidak sesuai dengan kaidah yang berlaku, bahkan soal tidak rapinya hasil ketikan.
Adapun asas-asas dalam penulisan sebuah surat, yaitu isi surat yang singkat, sederhana, bersifat tegas, dan juga tidak palsu. Namun akan berbeda lagi jika untuk penggunaan sebuah surat resmi atau surat dinas. Surat seperti itu, merupakan surat yang di buat secara resmi oleh seseorang, lembaga, atau bahkan perusahaan dengan tujuan sebagai pendukung kepentingan dinas. Minimnya, ada 3 hal penting yang harus selalu do perhatikan saat membuat surat dinas yang baik dan benar.

1. Teknik penyusunan harus dengan benar, yaitu:

1. Penyusunan letak bagian surat
2. Ketikan yang benar, tepat, dan rapi.
3. Pemakaian kertas dengan ukuran yang sesuai (umumnya kuarto 21x29 cm, dengan jenis HVS yang di gunakan untuk lembar asli dan kertas  tembus)

2. Isi surat harus ringkas, jelas.
3. Menggunakan bahasa baku dan benar yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Dan dengan bahasa surat yang logis, wajar, dan juga sopan.

Demikian tadi ulasan singkat mengenai bahasa surat dalam membuat surat.

Macam Surat, Jenis Surat

Macam Surat menurut jumlah penerima

1.    Surat biasa (untuk satu orang, organisasi/pejabat).

2.    Surat edaran(untuk beberapa orang/organisasi/pejabat).

3.    Surat pengumuman(untuk sekelompok masyarakat).

Jenis Surat menurut prosedur pengurusannya

1.    Surat masuk.

2.    Surat keluar.

Macam Surat menurut jangkauannya

1.    Surat intern.

2.    Surat ekstem.

Yang dimaksud dengan bahasa praktis dalam surat adalah:

1.    Bahasa yang menggunakan sedikit kata namun dapat dimengerti artinya oleh pembaca surat.    —

2.    Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut.

Syarat Surat yang baik

Syarat-syarat surat yang baik adalah sebagai berikut ini;

1.    Obyektif dan bukan subyektif

2.    Sistematis susunan isi suratnya

3.    Singkat, tidak bertele-tele

4.    Jelas kepada siapa, dari mana, dan tentang apa

5.    Lengkap isinya

6.    Sopan/ramah tamah bahasanya

7.    Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan dll)

Untuk dapat memenuhi syarat-syarat surat yang baik, perlu memiliki:

1.    Penguasaan permasalahan yang akan ditulis

2.    Penguasaan bahasatulis

3.    Pengetahuan yang luas tentang surat menyurat

3. Kata-kata yang digunakan:

a.    Sederhana.

b.    Umum.

c.    Bukan kata-kata asing, kata-kata daerah dan lain-lainnya

Fungsi masing-masing bagian surat

Kepala surat (heading, letter head) berfungsi:

a.    Sebagai alat pengenal (identitas).

b.    Sebagai alat pemberian informasi.

c.    Sebagai iklan, pada kantor-kantor tertentu.

Fungsi tanggal surat

a.    Sebagai referensi.

b.    Sebagai alat pemberian informasi.

Fungsi Nomor Surat

a.    Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing.

b.    Sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu.

c.    Sebagai penunjuk unit asal surat.

d.    Sebagai referensi.

e.    Sebagai lampiran.

Fungsi Lampiran sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

Fungsi perihal:

a.    Sebagai referensi.

b.Sebagai    petunjuk tentang inti surat secara keseluruhan.

c.    Sebagai petunjuk bagi petugas filing.

Alamat dalam surat berfungsi:

a.    Sebagai petunjuk bagi petugas filing.

b.    Sebagai petunjuk kemana surat harus disampaikan.

c.    Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.

Salam Pembuka berfungsi sebagai tanda pembicaraan akan dimulai tidak digunakan dalam surat resmi.

Isi Surat berfungsi sebagai uraian materi pokok dan subyek-subyek lainya

Salampenutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai; tidak digunakan dalam surat resmi.

Nama Jabatan berfungsi:

a.    sebagai identitas penanggung jawab surat.

b.    sebagai petunjuk bagi petugas filing

Initial berfungsi sebagai kode nama (singkatan) pembuat konsep dan pengetikan, digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengeta-hui isi surat tersebut. Demikian tadi sedikit informasi mengenai syarat surat yang baik.

Definisi Surat, Terminologi Surat

Pengertian Surat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan tertulis.
Bahasa surat
Bahasa surat adalah bahasa yang dilahirkan secara tertulis, baik,
indah, rapi, sopan, ramah tamah. Untuk surat niaga dan surat resmi harus
ditulis singkat, sederhana dan padat isinya.
Wujud surat
1.    Berwujut atau berbentuk Kartu pos.
2.    Berwujut atau berbentuk Warkat pos.
3.    Surat Bersampul.
4.    Berbentuk Memo.
Tujuan surat
1.    Sebagai pemberitahuan.
2.    Sebagai surat perintah.
3.    Sebagai permohonan/permintaan.
4.    Surat susulan.
5.    Surat peringatan/teguran.
6.    Surat panggilan.
7.    Surat pengantar.
8.    Surat keputusan
9.    Surat perjanjian
10.    Surat laporan
11.    Surat dagang :
-    Surat permintaan penawaran
-    Surat penawaran
-    Surat pesanan
-    Surat tagihan
-    Surat klaim, dan lain-lain.
Sifat Surat
1.    Surat dinas, adalah surat yang memuat persoalan kedinasan dan dibuat oleh instansi permerintah.
2.    Surat pribadi adalah :
a.    Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan. persahabatan dan perkenalan.
b.    Surat pribadi yang sifatnya resmi, seperti surat lamaran kerja, surat permohonan.
c.    Surat niaga, ialah surat yang memuat persoalan niaga yang dibuat
oleh perusahaan-perusaahn atau badan usaha yang bersifat dagang.
d.    Surat sosial, adalah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial dan yayasan-yayasan sosial.
e.    Telegram± adalah berita yang pengirimannya disalurkan melalui pesawat morse, telex ataupun teleprinter.
f.    Surat kawat, adalah surat yang ditulis dengan gaya bahasa tele-
gram, dan digunakan untuk ucapan selamat, ulang tahun. hari raya, hari
Natal dan ucapan-ucapan selamat lainnya. g. Surat pengantar, adalah
surat pengiring untuk suatu pengiriman barang bersama surat tersebut.
Dari segi keamanan surat terbagai atas :
1. Rahasia, ditandai dengan RHS atau R.
2. Sangat Rahasia, ditandai dengan SRHS atau SR.
3. Biasa.
Surat dari segi penyelesaian/kecepatan pengirimannya
a.    Sangat segera atau kilat
b.    Segera
c.    Biasa
Benda-benda Pos untuk keperluan surat-menyurat
1.    Perangko
2.    Meterai
3.    Amplop
4.    Kartu Pos
5.    Warkat Pos
6.    Kartu Pindah
7.    Kartu C. 7
8.    Blanko Pos Wesel
9.    Kertas Segel
Kotak Pos
Kotak Pos atau PO. Box adalah kotak
yang disediakan oleh kantor Pos atau postel, yang dapat diminta
berlangganan dengan membayar uang langganan setiap bulan. Tujuannya agar
surat-surat dapat diterima lebih cepat, karena dapat diambil sendiri ke
kantor Pos sesuai dengan kegiat-an perusahaan. Tujuan lainnya adalah
merahasiakan alamat kantor agar tidak terlalu repot melayani
orang/relasi dalam hubungan surat-menyurat.