Cara Membuat Surat Bisnis

Dunia bisnis saat ini mengalami perkembangan yang pesat. Berkenaan dengan hal tersebut, suatu usaha tentunya membutuhkan kerjasama dengan usaha lain untuk berkembang bersama. Arti-nya, dunia bisnis tidak akan berkembang tanpa adanya kerja sama dari pihak-pihak terkait. Misalnya saja, bisnis pembuatan naskah buku akan sulit berkembang apabila tidak bekerjasama dengan penerbit, demikian pula sebaliknya.

Kerjasama antara pelaku bisnis ini tentunya harus dikuatkan dengan surat perjanjian. Surat perjanjian ini berfungsi sebagai dasar kerjasama yang berkekuatan hukum sehingga bisa melindungi masing-masing pihak dari kemungkinan terjadinya wanprestasi dari salah satu pihak. Selain itu, surat perjanjian juga bisa merepresentasikan upaya mencapai win-win solution di antara kedua belah pihak, di mana tidak ada pihak yang dirugikan atas perjanjian tersebut.

Surat dalam dunia bisnis tidak hanya berupa surat perjanjian saja, tetapi juga mencakup surat dinas, penawaran kerjasama atau produk/jasa, pemberitahuan kepada klien atau pelanggan tentang perubahan dalam perusahaan, penagihan, pemesanan, dan surat-surat bersifat resmi atau formal lainnya. Dari sini jelas bahwa surat bisnis tidaklah sama dengan surat pribadi. Adapun ciri-ciri yang biasa melekat pada surat bisnis, di antaranya dapat dikemukakan sebagai berikut:

■    Terdapat nama perusahaan yang mengeluarkan atau membuat surat.

■    Terdapat kop surat yang menampilkan identitas perusahaan pembuat surat yang biasanya mencakup nama, alamat, dan nomor telepon, alamat email, atau website.

■    Biasanya terdapat unsur nomor surat, perihal, dan lampiran.

■    Isi surat ditampilkan dalam bentuk ketikan, bukan tulisan tangan.

■    Memiliki format khusus yang biasanya menggunakan format rata kiri.

Pentingnya surat dalam dunia bisnis menuntut para pelaku bisnis untuk memiliki format dokumen khusus guna membuat surat bisnis tersebut. Berkenaan dengan format dokumen, setiap perusahaan memiliki kebebasan untuk menentukan format sesuai dengan kebutuhannya, karena tidak terdapat standar baku mengenai format surat bisnis. Namun, jika ditinjau dari ukuran kertas yang digunakan, surat bisnis umumnya menggunakan kertas berukuran A4 (21 x 29,7 cm) dan berorientasi portrait atau tegak.

Untuk membuat format surat bisnis, langkah awai yang harus dilakukan adalah menyiapkan dokumen baik dari margin maupun ukuran kertasnya. Berikut ini dapat disajikan langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam proses menyiapkan dokumen:

Pertama-tama klik tombol Start lalu pilih menu MS Word 2007 untuk meluncurkan aplikasi tersebut.
Setelah pengaturan kertas selesai, Anda sudah bisa mulai membuat surat-surat bisnis. Di bab-bab berikutnya, Anda akan melihat lebih detail bagaimana cara membuat surat bisnis.