Syarat-syarat surat yang baik adalah sebagai berikut ini;
1. Obyektif dan bukan subyektif
2. Sistematis susunan isi suratnya
3. Singkat, tidak bertele-tele
4. Jelas kepada siapa, dari mana, dan tentang apa
5. Lengkap isinya
6. Sopan/ramah tamah bahasanya
7. Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan dll)
Untuk dapat memenuhi syarat-syarat surat yang baik, perlu memiliki:
1. Penguasaan permasalahan yang akan ditulis
2. Penguasaan bahasatulis
3. Pengetahuan yang luas tentang surat menyurat
3. Kata-kata yang digunakan:
a. Sederhana.
b. Umum.
c. Bukan kata-kata asing, kata-kata daerah dan lain-lainnya
Fungsi masing-masing bagian surat
Kepala surat (heading, letter head) berfungsi:
a. Sebagai alat pengenal (identitas).
b. Sebagai alat pemberian informasi.
c. Sebagai iklan, pada kantor-kantor tertentu.
Fungsi tanggal surat
a. Sebagai referensi.
b. Sebagai alat pemberian informasi.
Fungsi Nomor Surat
a. Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing.
b. Sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu.
c. Sebagai penunjuk unit asal surat.
d. Sebagai referensi.
e. Sebagai lampiran.
Fungsi Lampiran sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.
Fungsi perihal:
a. Sebagai referensi.
b.Sebagai petunjuk tentang inti surat secara keseluruhan.
c. Sebagai petunjuk bagi petugas filing.
Alamat dalam surat berfungsi:
a. Sebagai petunjuk bagi petugas filing.
b. Sebagai petunjuk kemana surat harus disampaikan.
c. Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.
Salam Pembuka berfungsi sebagai tanda pembicaraan akan dimulai tidak digunakan dalam surat resmi.
Isi Surat berfungsi sebagai uraian materi pokok dan subyek-subyek lainya
Salampenutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai; tidak digunakan dalam surat resmi.
Nama Jabatan berfungsi:
a. sebagai identitas penanggung jawab surat.
b. sebagai petunjuk bagi petugas filing
Initial berfungsi sebagai kode nama (singkatan) pembuat konsep dan
pengetikan, digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila
terjadi kekeliruan.
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengeta-hui isi surat tersebut. Demikian tadi sedikit informasi mengenai syarat surat yang baik.