Nomor Surat

Nomor Surat
Nomor Surat
Nomor surat ialah urutan dari surat yang di kirimkan. Dan model dari urutan surat itu sendiri tentunya tergantung dari kebijaksanaan masing-masing tempat perusahaan atau instansi.  Hal itu umumnya di kerjakan menjadi hal yang penting dengan tujuan untuk semakin mempermudah pengarsipan surat tersebut. Dan umumnya juga di tulis dengan adanya kombinasi angka dan juga huruf dengan masing-masing arti yang berbeda. Huruf di gunakan sebagai tanda akan instandi atau perusahaan yang memuat surat tersebut. Dan untuk keterangan yang menggunakan angka, itu bertujuan untuk menandakan urutan surat tersebut dalam 1 dokumen atau arsip surat.
Mengenai tata letaknya, nomor surat biasanya di taruh di bawah kop surat atau juga setelah tanggal pembuatan surat resmi tersebut. Semuanya itu bertujuan untuk mempermudah pencarian surat dalam arsip surat, serta mempermudah untuk identifikasi surat resmi tersebut baik asal maupun juga tujuannya. Dan, nomor surat akan di tulis jika surat tersebut memang di distribusikan keluar, dan lain halnya  jika surat yang bersifat intern yang tidak perlu untuk di cantumkan.
Dan yang biasa membuat sebuah surat  resmi, ialah seorang sekretaris yang ada di dalam instansi atau organisasi tersebut. Karna merekalah yang benar-benar lebih mengerti dan juga mengetahui jumlah surat yang telah di produksi dalam instansi yang di ikutinya dalam satuan periode dan tentunya sangat terbantu dalam melakukan cek surat karena adanya nomor surat.

Membuat surat

Membuat surat
Membuat surat
Membuat surat berarti membuat sarana komunikasi. Yang bertujuan untuk menyampaikan informasi secara tertulis  oleh satu pihak dengan pihak yang lain, dengan fungsi tambahannya yakni sebagai sarana pemberitahuan, sarana permintaan, gagasan, hasil pikiran, alat pengingat, alat bukti tertulis, bukti historis, dan juga pedoman kerja.  Pada umumnya, surat sendiri tentu sangat erat hubungannya dengan perangko dan juga amplop yang menjadi alat ganti bayar dari sebuah jasa pengiriman. Jika semakin jauh daerah tujuan pengiriman surat, maka nilai yang tercantum di perangko surat harus semakin besar juga.
Jenis surat sendiri di bedakan menjadi 3, karena di tinjau dari segi bentuk, isi serta penggunaan bahasanya. Yaitu surat pribadi, surat dinas, dan juga surat niaga. Dan cirri serta bagian yang ada di dalamnya tentu juga berbeda satu sama yang lainnya. Kalau untuk surat pribadi, ialah surat yang di gunakan untuk kepentingan pribadi. Yang bisa dengan bentuk korespondensi antar kenalan, teman, sahabat, atau keluarga. Untuk ciiri-ciri dari brntuk surat pribadi ialah, tidak adanya penggunaan kop surat. Lalu tidak ada juga nomor surat. Salam pembuka dan juga salam penutupnya sangat bervariasi. Dan penggunaan bahasanya pun juga bebas. Berikut juga untuk formatnya. Nah, untuk membuat surat pribadi ini sendiri, juga tidak perlu adanya pemikiran yang berbasis manajemen, melainkan hanyalah sebuah tulisan ungkapan akan maksud dari satu orang ke orang lain yang bersifat non dinas.
Masing-masing mempunyai format surat dan bentuk surat sendiri-sendiri. Surat pribadi boleh dibilang surat yang bebas entah dalam hal bentuk maupun dalam hal format serta style. Tidak ada aturan baku dalam surat pribadi ini. Sedangkan pada surat dinas dan surat niaga ada sistematika tertentu mengingat kedua jenis surat ini perlu untuk di arsipkan. Dengan format yang standar, tentu akan lebih mudah dalam pengarsipan surat ini. Selamat membuat surat.

Format Surat

Format Surat
Format Surat
Format surat untuk kebutuhan keterangan tertentu sering kali langsung tersedia. Contohnya saja format surat keterangan sehat yang sering di gunakan oleh para pegawai atau buruh saat dirinya melakukan tes kesehatan. Format atau tatanan yang ada di surat sehat tersebut kurang lebihnya memang sama. Bahkan tak jauh berbeda. Format surat seperti itu sendiri memang di sesuaikan dengan kebutuhan akan keterangan tersebut.
Sama seperti halnya format surat sehat, format surat untuk sebuah surat pernyataan juga di atur hampir sama antara satu dengan yang lainnya. Yang sama-sama menggambarkan bentuk format penilaian yang sama. Dan tentunya juga sama-sama telah di sesuaikan dengan kebutuhan dari sebuah surat pernyataan tersebut. Kalau memang anda juga tengah mencari sebuah format untuk permintaan surat sebuah pernyataan, anda bisa meniru format yang bisa anda dapatkan dari search google dengan nama format surat pernyataan. Untuk surat pernyataan itu sendiri ada yang berupa pernyataan kesanggupan untuk bisa mematuhi aturan lembaga, perusahaan, atau organisasi. Atau surat pernyataan akan kesanggupan untuk membayar hutang dan juga yang lain. Atau juga pernyataan akan hal lainnya, seperti pernyataan sehat, pernyataan tidak pernah memakai narkoba, pernyataan belum menikah, pernyataan jual beli, pernyataan kehilangan barang, dan lain sebagainya.
Tentunya masing-masing punya format surat yang meskipun serupa, namun sedikit banyak memiliki perbedaan yang signifikan. Misalnya dalam surat perjanjian, biasanya terdapat pasal-pasal yang tidak terdapat dalam surat ijin atau surat dokter. Nah, dalam beberapa posting mendatang, barangkali kita bisa berbagi tentang format surat dari masing-masing bentuk surat tersebut. Semoga anda bisa di permudahkan saat akan membuat surat dengan adanya bentuk format surat.
 

Bentuk Surat

Bentuk Surat
Bentuk Surat
Bentuk surat resmi harus sudah anda ketahui terlebih dahulu, lengkap beserta komposisinya saat anda hendak membuatnya. Setelah anda mengetahui itu, anda juga harus tahu mengenai prinsip dari penulisan sebuah surat resmi. Penulisan surat resmi sendiri haruslah jelas dan juga sesuai dengan fungsi dari bahasa itu sendiri. Namun jangan lupa, jika di dalam penulisan surat resmi tersebut juga harus benar-benar memperhatikan soal kaidah bahasa. Dan contoh utamanya seperti penulisan huruf kapital, tanda baca, gelar, dan juga yang lainnya.
Untuk penulisan huruf kapital dalam bentuk surat resmi tentu harus mengikuti kaidah yang benar, dan di pakai di sebuah awal kalimat. Selain itu, huruf kapital juga harus di gunakan pada penulisan sebuah nama dan juga tempat. Kalau untuk tanda baca seperti titik, koma, dan juga yang lain juga harus di posisikan dengan tepat. Karena, tanda baca itu sendiri di gunakan sebagai sebuah pengganti intonasi saat surat resmi tersebut di bacakan. Dan untuk surat resmi yang di tujukan kepada perorangan yang mempunyai gelar akademis, juga harus di tulis dengan sangat benar dan penuh ketelitian. Hal itu penting karena jika ada kesalahan soal penulisan gelar, maka bisa saja akan menimbulkan suatu masalah baru pada orang yang di tuju. Pengetahuan singkat ini semoga bisa membantu anda untuk membuat surat yang baik, mulai dari bentuk surat.
Hal lain yang tidak kalah penting adalah kerapian dari surat itu sendiri. Meskipun bentuk surat sudah benar, namun jika surat yang dikirim tidak rapi atau bahkan malah kucel, kumal, dan lecek tentu akan mengurangi 'kadar' keseriusan dari surat itu sendiri. Jadi hal ini juga perlu untuk diperhatikan. Sehingga semuanya bisa mendukung surat dan bentuk surat itu sendiri.

Bahasa Surat

Bahasa Surat
Bahasa Surat
Bahasa surat memang harus benar-benar di perhatikan dengan seksama saat anda membuat sebuah surat. Dan bahasa surat tersebut tentunya harus baik dan juga benar. Hal itu karena telah menjadi suatu aturan atau etika yang ada dalam pembuatan surat. Mengingat juga masih adanya kesalahan-kesalahan yang ada di dalam penulisan surat, seperti susunan surat yang rumit, kalimat yang tidak jelas (basa-basi), ungkapan gagasan yang dapat menyinggung orang lain, atau juga ungkapan yang bisa membuat orang merasa sangat tersanjung, lalu bahasanya tidak teratur, ejaan juga tidak sesuai dengan kaidah yang berlaku, bahkan soal tidak rapinya hasil ketikan.
Adapun asas-asas dalam penulisan sebuah surat, yaitu isi surat yang singkat, sederhana, bersifat tegas, dan juga tidak palsu. Namun akan berbeda lagi jika untuk penggunaan sebuah surat resmi atau surat dinas. Surat seperti itu, merupakan surat yang di buat secara resmi oleh seseorang, lembaga, atau bahkan perusahaan dengan tujuan sebagai pendukung kepentingan dinas. Minimnya, ada 3 hal penting yang harus selalu do perhatikan saat membuat surat dinas yang baik dan benar.
  1. Teknik penyusunan harus dengan benar, yaitu:
  1. Penyusunan letak bagian surat
  2. Ketikan yang benar, tepat, dan rapi.
  3. Pemakaian kertas dengan ukuran yang sesuai (umumnya kuarto 21x29 cm, dengan jenis HVS yang di gunakan untuk lembar asli dan kertas  tembus)
  1. Isi surat harus ringkas, jelas.
  2. Menggunakan bahasa baku dan benar yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Dan dengan bahasa surat yang logis, wajar, dan juga sopan.
Demikian tadi ulasan singkat mengenai bahasa surat dalam membuat surat.

Mengirimkan Surat Bisnis via Internet Menggunakan MS Word

Seiring dengan perkembangan zaman, segala transaksi yang di-lakukan secara elektronik termasuk lewat internet telah dianggap sebagai transaksi yang legal atau sah. Tak ketinggalan dengan urusan bisnis. Jika dulu salah satu pihak yang berkepentingan biasa mengirimkan surat bisnis ke pihak lain melalui jasa pos atau pun jasa kurir, maka sekarang internet sudah menjadi jasa pengantaran surat bisnis yang lazim. Keuntungan internet yang selalu online menyebabkan alternatif pengiriman surat yang terakhir ini merupakan yang paling cepat. Anda pun dapat mengirim surat bisnis secara langsung dari dalam MS Word 2007. Dengan segala kemudahan dan kecepatan transaksi seperti ini pastinya membuat urusan bisnis pun menjadi lebih praktis.
Membuat Account Email
Agar bisa mengirimkan surat bisnis yang telah dibuat langsung dari MS Word, terlebih dahulu Anda harus membuat account email dengan jalan sebagai berikut: setting komputer anda, setting internet, setting email dan kirim. Dengan begitu anda bisa Mengirimkan Surat Bisnis via Internet Menggunakan MS Word.

Tanggal Surat, Cara Menulis tanggal Surat

Cara menulis tanggal surat menjadi bagian dari tanggal surat yang menunjukkan pada tanggal berapa dan ha r i apa surat tersebut dibuat atau ditandatangani. Sebaiknya tanggal surat ditulis secara lengkap dengan mencantumkan tanggal, bulan dan tahun.
Fungsi tanggal surat, antara lain :
1.    Mempermudah penetapan waktu membalas surat
2.    Mempermudah pengingatan kembali serta pengagendaanya si pe nerima
3.    Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas admistrasi dan kearsipan.
Dalam surat bisnis bahasa Indonesia, penempatan tanggal surat biasanya disebelah kanan atas di bawah kepala surat dan sejajar dengan nomor surat tanpa mencantumkan nama kota atau tempat (karena telah tercantum pada kop surat). Perlu diperhatikan bahwa nama bulan harus ditulis dengan huruf dan tidak boleh dengan angka. Artinya :
17 Agustus 2000 tidak boleh ditulis 17-8-2000.
Begitulah tadi cara menulis tanggal surat.

Fasilitas Mail Merge MS Word


Selain menggunakan fasilitas Envelope yang telah tersedia, Anda juga bisa menampilkan alamat tujuan dengan fasilitas mail merge MS Word atau penerima surat menggunakan fasilitas mail merge. Adapun caranya sebagai berikut:
1.    Mulailah dengan mengklik ikon Start Mail Merge kemudian pilih opsi Step by Step Mail Merge Wizard.
2.    Sesaat kemudian muncul wizard Mail Marge dalam bentuk mirip dengan panel atau sidebar, pilihlah tipe dokumen Envelopes lantas klik link Next: Starting document.
3.    Berikutnya pada bagian Select starting document, aktifkan opsi Use the current document dilanjutkan dengan mengklik link Next: Select recipients.
4.    Pada tahap ketiga, pilih opsi Use an existing list yang terdapat di bagian Select recipients. Setelah itu klik Browse untuk memilih alamat tujuan.
5.    Selanjutnya Anda dihadapkan pada kotak dialog Select Data Source, seleksilah file daftar alamat yang telah Anda buat sebelumnya lalu tekan tombol Open.
6.    Dalam hitungan detik, daftar alamat dari mitra bisnis Anda langsung terbuka, pilihlah mitra bisnis yang akan Anda beri surat, sesudah itu tekan tombol OK.
Langkah berikutnya klik link Next: Complete the merge dan Anda akan sampai pada halaman terakhir dari proses mail merge. Terakhir tutuplah wizard Mail Merge dan Anda bisa langsung melihat tampilan nama dan alamat tujuan pada amplop Anda. Dengan begitu, selesailah pembahasan mengenai fasilitas mail merge MS Word.

Pembuatan Amplop

Amplop merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat bisnis. Secara fungsional, amplop digunakan sebagai kemasan surat sehingga mampu melindungi surat dari kerusakan seperti robek, kotor, dan lain sebagainya atau kelalaian seperti terselip pada dokumen lain. Selain fungsional, amplop juga merepresentasikan etika bisnis. Artinva, surat bisnis yang dikirim dengan amplop baik melalui kurir atau pos mencerminkan etika sopan santun dari perusahaan pengirim. Sementara dari sisi perusahaan penerima juga akan merasa lebih dihargai. Di samping itu, dengan adanya amplop, kerahasiaan isi surat dapat terjamin.
Pentingnya peranan surat dalam aktivitas bisnis tidak lepas dari perhatian pada pelaku bisnis. Hal ini ditunjukkan dengan banyak-nya perusahaan yang menggunakan amplop berlabel nama perusahaan dalam setiap surat bisnis yang dikirimkannya. Penggunaan amplop berlabel nama perusahaan ini bisa memperkuat image dan status perusahaan di mata para pihak yang terkait dengan perusahaan tersebut.
Dalam hal pengadaan amplop, tidak sedikit perusahaan yang menyerahkan tugas tersebut pada perusahaan jasa percetakan.
Menampilkan Alamat Tujuan pada Amplop
Agar surat yang dikemas dalam amplop bisa sampai ke tujuan, Anda harus menuliskan atau menampilkan alamat tujuan pada amplop tersebut. Untuk menuliskan alamat tujuan, tentunya tidak dilakukan dengan tangan, tetapi dengan cara sebagai berikut:
1.    Posisikan kursor mouse pada kotak untuk menuliskan alamat tujuan.
2.    Kemudian klik ikon Envelope pada kelompok Create.
3.    Anda langsung dihadapkan pada kotak dialog Envelopes and Labels, ketikkan alamat tujuan pada kotak Delivery address yang terdiri dari, nama penerima, nama perusahaan, dan alamat perusahaan seperti tampak pada ilustrasi berikut.
Membuat Daftar Alamat
Sebuah perusahaan tentunya tidak dapat berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan lain sebagai rekan kerja, baik yang bertindak sebagai supplier, klien atau customer, investor, dan lain sebagainya. Terkait dengan hal itu, Anda perlu untuk memiliki daftar alamat dari orang-orang dari perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda. Untuk membuat daftar alamat dengan mudah dan cepat, ikutilah langkah-langkah berikut ini:
1.    Pastikan Anda masih berada di tab Mailings.
2.    Selanjutnya klik ikon Select Recipients dalam kelompok Start Mail Merge lalu pilih opsi Type New List.
3.    Muncul kotak dialog New Address List, masukkan sebutan atau gelar, nama mitra bisnis, nama perusahaan, alamat, kota, dan negara pada kotak-kotak teks yang tersebut. Jika Anda ingin memasukkan alamat lebih dari satu, tekan tombol New Entry untuk membuat kotak-kotak teks yang baru.

Mengatur Margin Header dan Footer

Sebelum kita melangkah lebih jauh dalam mengatur Margin Header dan Footer terlebih dahulu akan kami jelaskan mengenai pengaturan margin khususnya yang berkaitan dengan header maupun footer. Melalui ilustrasi yang kami tampilkan berikut ini, Anda dapat melihat dengan jelas area pengaturan margin header dan footer pada lembar kertas yang Anda gunakan.

Klik ikon Margins di dalam kelompok Page Setup dan pilih template margin yang terdapat pada menu dropdown, atau pilih opsi Custom Margins untuk menampilkan kotak dialog Page Setup.
Klik ikon Launcher yang berada di pojok kanan-bawah kelompok Page Layout.
Hasilnya, kotak dialog Page Setup langsung ditampilkan seperti pada gambar berikut. Opsi Top dan Bottom yang terdapat pada tab Margins adalah pilihan yang memungkinkan Anda untuk melakukan pengaturan.
Selanjutnya, Anda cukup memasukkan angka atau mengklik tombol A atau ‘v’ yang berada di sisi kanan masing-masing kotak opsi untuk mengubah lebar area header dan footer dari halaman naskah (body).
Nah dengan demikian anda diharapkan bisa Mengatur Margin Header dan Mengatur Margin Footer.

Penomoran Halaman MS Word

Penomoran halaman pada dokumen atau naskah sudah merupakan hal yang umum dilakukan. Hal ini bertujuan untuk memberikan informasi jumlah halaman atau lembar naskah yang sedang dibaca. Selain itu, keterkaitan antara isi naskah pada setiap lembar dokumen dapat dengan mudah diketahui. Fasilitas pengaturan nomor halaman pada aplikasi pengolah teks seperti MS Word 2007 dapat Anda temukan di bagian Header & Footer dalam tab Insert yang ditandai dengan ikon Page Number
Untuk membantu pemahaman Anda tentang pembahasan dalam subsubbab ini, berikut pemaparan yang dapat kami sajikan untuk Anda.

Pengaturan Format Nomor Halaman

Memulai tahapan subsubbab penomoran halaman ini, pertama-tama akan kami paparkan cara pengaturan format nomor halaman. Langkah-langkahnya seperti berikut:

1.    Pastikan Anda sudah mengaktifkan tab Insert pada ribbon.

2.    Beralih ke bagian Header & Footer, klik ikon Page Number H lalu pilihlah opsi Format Page Numbers.
Opsi-opsi pengaturan lebih lanjut dapat Anda lihat dengan mengklik ikon tersebut yang secara otomatis akan menampilkan menu drop-down seperti tampak pada ilustrasi di bawah ini.
Dalam menu drop-down yang dimunculkan dari ikon Page Number :A terbagi atas dua bagian. Bagian pertama berisi opsi-opsi serta template nomor halaman berdasarkan posisinya pada lembar kerja, sedangkan bagian kedua berisi opsi pengaturan. Fungsi serta kegunaan masing-masing opsi tersebut kami paparkan di bawah ini:

K Top of Page, berfungsi untuk meletakkan nomor halaman pada sisi atas lembar kerja.

■    Bottom of Page, berfungsi untuk meletakkan nomor halaman pada sisi bawah lembar kerja.

■    Page Margins, berfungsi untuk meletakkan nomor halaman pada margin lembar kerja.

■    Current Position, berfungsi untuk meletakkan nomor halaman berdasarkan letak kursor berada.

■    Format Page Numbers, berfungsi untuk mengatur dan mengubah penulisan atau format angka penomoran halaman melalui kotak dialog Page Number Format.

■    Remove Page Numbers, berfungsi untuk menghilangkan nomor halaman dari lembar kerja.

Menambahkan Nomor Halaman

Melanjutkan dari apa yang sudah Anda pelajari sebelumnya, berikut ini akan dipaparkan secara singkat tentang teknik menambahkan sekaligus menampilkan nomor halaman pada lembar kerja.

Langsung saja simak dan ikuti langkah-langkahnya berikut ini:

1. Setelah mengaktifkan tab Insert di panel Ribbon, klik ikon Page Number ii diikuti dengan memilih salah satu opsi sesuai dengan letak nomor halaman yang Anda inginkan di lembar kerja. Ilustrasi berikut menunjukkan bahwa kami memilih opsi Bottom of Page dengan mengaktifkan template Triangle 2. Dengan begitu kaitannya dengan Penomoran Halaman MS

Menambahkan Footer Halaman MS Word

Teknik selanjutnya yang akan kami paparkan adalah Menambahkan Footer Halaman MS Word. Untuk mempersingkat, langsung saja Anda praktekkan langkah-langkah yang kami berikan berikut ini:

1.    Pastikan tab Insert sudah diaktifkan terlebih dahulu.

2.    Lantas klik ikon Footer J yang berada dalam kelompok Header & Footer, dan pilih model template footer yang di-inginkan. Perlu diingat bahwa jika Anda menggunakan template default maka gunakan model dengan nama yang sama seperti template header yang dipilih sebelumnya.
Mendesain Tampilan Footer

Agar dokumen surat perjanjian yang Anda buat menyesuaikan dengan identitas perusahaan, maka Anda perlu mendesain sendiri tampilan footer tersebut. Pada dasarnya, teknik dan metodenya tidak jauh berbeda dengan proses pembuatan header sebelumnya sehingga mendesain tampilan footer ini hampir sama.

Cara Mendesain Header

Selain menggunakan template atau desain default header yang disertakan dalam instalasi Microsoft Office Word 2007, Anda pun dapat membuat sendiri desain header sesuai kreasi yang di-inginkan. Kali ini, kami akan mengawali teknik mendesain kreasi header dengan mengaktifkan terlebih dahulu tab Developer pada ribbon. Ikutilah langkah-langkah yang kami berikan di bawah ini:

1.    Klik tombol Microsoft Office Button ’ dan lanjutkan dengan menekan tombol Word Options yang terdapat di sisi bawah tampilan menu opsi.

2.    Setelah kotak dialog Word Options muncul, pastikan opsi Popular dalam kondisi aktif pada sidebar. Lantas, aktifkan kotak cek Show Developer tab in the Ribbon.
3.    Jika sudah, tutup kotak dialog Word Options dengan mengklik tombol OK.

Sekarang, tab Developer sudah dapat diaktifkan dan alat-alat bantu di dalamnya dapat Anda gunakan seperti yang kami tampilkan lewat ilustrasi berikut. Tujuan kami mengaktifkan tab tersebut yaitu untuk mengaktifkan dan menggunakan alat bantu yang tidak terdapat pada tab-tab default Word 2007. Sekarang, Anda dapat melanjutkan proses pembuatan desain header tersebut menggunakan langkah-langkah pembuatan desain header.

Cara Membuat Kop Surat


Membuat Kop Surat memang tidak ada ketentuan yang mengharuskan, alangkah baiknya jika surat perjanjian atau kontrak bisnis yang Anda buat ditulis dan dicetak pada lembar kertas yang memiliki kop surat. Mengapa demikian? Tentunya selain masalah eksklusivitas, secara tidak langsung hal ini turut meningkatkan kredibilitas perusahaan atau bidang usaha yang Anda kelola. Dengan alasan penghematan biaya operasional, Anda pun dapat merancang sendiri desain kop surat yang dibutuhkan hanya menggunakan software Microsoft Office Word 2007.

Pembahasan yang kami sajikan diharapkan dapat membantu Anda mendesain layout kop surat mulai dari pembuatan logo perusahaan, hingga hasil akhirnya dalam bentuk format standar yang dapat langsung Anda gunakan setiap kali membuat surat-surat perjanjian bisnis. Untuk mempersingkat, mari simak dan ikuti pemaparan kami berikut ini.

Cara Mendesain Logo

Elemen penting yang wajib ada dalam sebuah tampilan kop surat adalah logo sehingga dapat dikatakan sebagai sesuatu yang menjadi hal yang penting dalam sebuah kop surat. Karena tidak dapat dipungkiri bahwa logo adalah sebuah merek sepatu hal yang mudah diingat dari sebuah instansi.
Seperti sebuah halaman website, tampilan surat perjanjian bisnis yang Anda buat dapat menarik orang untuk membacanya. Berikut ini, kami akan memberikan langkah-langkah untuk mendesain sebuah kop surat yang caranya seperti di bawah ini:

1.    Siapkan sebuah dokumen baru MS Word 2007 terlebih dahulu.

2.    Setelah itu, aktifkan bagian header.

3.    Pada tab Design, klik ikon Picture \ yang berada di bagian Insert.

4.    Selanjutnya, kotak dialog Insert Picture ditampilkan di layar monitor Anda.

5.    Pada langkah ini, pilih sebuah image yang akan dijadikan sebagai gambar latar header.
Nah dengan begitu, selamat membuat logo untuk kop surat.

Membuat Header, Footer, dan Penomoran Halaman

Dalam penulisan surat formal, kepala surat (header) merupakan bagian yang menunjukkan identitas pengirim, sedangkan kaki surat (footer) lebih sering digunakan untuk mencantumkan infor-masi seperti nomor halaman, alamat koresponden pengirim, dan sebagainya sesuai kebutuhan. Dengan kata lain, kedua bagian tersebut dapat pula difungsikan sebagai bingkai atau frame yang turut memperindah tampilan lembaran surat tersebut. Walaupun jarang disadari, lembaran kertas surat pun dapat mempengaruhi perasaan orang yang membacanya dan secara tidak langsung menunjukkan tingkat kredibilitas Anda maupun perusahaan selaku pengirim. Hasil yang diharapkan tentunya akan berpengaruh baik terhadap misi serta tujuan perusahaan dan Anda sendiri, bukan?

Selain menambahkan header dan footer pada halaman surat, kami pun akan membahas tentang penomoran halaman, sekaligus memaparkan beberapa teknik yang dapat Anda gunakan untuk membuat dan mendesain sendiri kreasi header, footer, serta nomor halaman tersebut.

Membuat Teks Isi Surat Perjanjian

Membuat isi surat perjanjian adalah bagian penting lainnya tentunya adalah isi dari surat perjanjian itu sendiri. Pembuatan style untuk teks isi perjanjian lebih mudah dan cepat dibuat dibandingkan style-style yang telah dibahas sebelumnya, karena teks isi umumnya tidak terlalu banyak mengandung format selain hanya format huruf atau pun spasi paragraf.

Untuk lebih jelasnya, ikuti cara-cara berikut ini:

1.    Pada panel Styles, pastikan Anda telah memilih style Normal. Lanjutkan dengan menekan ikon New Style LsJ.

2.    Kemudian beri nama “Teks Isi Perjanjian” pada kotak teks Name.

3.    Lalu aturlah jenis font Arial dan ukurannya 11 point.
4.    Setelah itu, pilih tombol Format dan opsi Paragraph.
membuat teks isi surat perjanjian
membuat teks isi surat perjanjian

5.    Dalam kotak dialog Paragraph, aturlah nilai Spacing Before: 6 pt, Spacing After: 12 pt dan Line Spacing: Single.
6.    Tekan tombol OK jika sudah.

7.    Sekali lagi tekan tombol OK untuk menutup kotak dialog Create New Style from Formatting.

8.    Dengan demikian telah tercipta style untuk teks isi perjanjian.
Nah begitulah cara sederhana dalam membuat isi surat perjanjian atau teks surat perjanjian.

Format Style Surat Perjanjian Bisnis

Untuk memperoleh surat perjanjian bisnis dan surat resmi lainnya secara baku, sebaiknya ciptakanlah style-style yang memang khusus untuk surat Anda. Misalnya, Anda menginginkan jenis huruf, pengaturan spasi, paragraf, penomoran atau style huruf tertentu untuk judul surat, pasal, nomor-nomor, dan teks isi perjanjiannya. Dengan menciptakan style di awai pembuatan surat, maka akan mempermudah pekerjaan Anda selanjutnya, karena tidak perlu menyeting format-format yang sama berulang-ulang.

Format Style Judul Surat Perjanjian
Judul surat perjanjian merupakan salah satu bagian penting yang harus ada dari surat perjanjian yang hendak Anda buat. Selain itu ia menjadi bagian yang pertama kali dibuat untuk menggambarkan isi dari surat perjanjian Anda. Untuk penyeragaman format judul dari seluruh surat perjanjian yang akan Anda buat,
Format Style Pasal Surat Perjanjian

Pasal adalah bagian berikutnya dari surat perjanjian Anda yang harus dibuat. Namun mungkin saja pada jenis surat perjanjian atau surat bisnis yang lain Anda tidak membutuhkan bagian pasal ini. Tetapi tidak ada salahnya jika Anda mengetahui pembuatan style untuk pasal dalam surat perjanjian, seperti yang dijelaskan berikut:
Format Style Penomoran

Dalam bagian ini Anda akan mengetahui bagaimana pembuatan style khusus untuk penomoran yang mungkin Anda perlukan dalam surat-surat perjanjian bisnis yang hendak dibuat. Dengan adanya style penomoran ini, pekerjaan pembuatan surat pun akan semakin lebih mudah. Pembuatan style penomoran yang akan kami jelaskan di sini tidak hanya penomoran pada level atau jenjang pertama saja, tetapi juga pada jenjang kedua, karena terkadang ada juga surat perjanjian bisnis atau akta-akta lainnya yang memiliki banyak jenjang penomoran.

Format Penomoran Jenjang Pertama

Berikut ini cara pembuatan style penomoran pada jenjang pertama:

1.    Pastikan Anda telah memilih style Normal terlebih dahulu.

2.    Ketikkan teks yang akan digunakan untuk penomoran jenjang pertama, misalnya “Nama dan Lokasi”.
Format Penomoran Jenjang Kedua

Umumnya cara pembuatan style penomoran jenjang kedua tak jauh beda dengan jenjang pertama

Jadi begitulah tadi sedikit ulasan ringkas tentang format surat perjanjian bisnis atau style surat perjanjian.

Cara Membuat Surat Bisnis


Dunia bisnis saat ini mengalami perkembangan yang pesat. Berkenaan dengan hal tersebut, suatu usaha tentunya membutuhkan kerjasama dengan usaha lain untuk berkembang bersama. Arti-nya, dunia bisnis tidak akan berkembang tanpa adanya kerja sama dari pihak-pihak terkait. Misalnya saja, bisnis pembuatan naskah buku akan sulit berkembang apabila tidak bekerjasama dengan penerbit, demikian pula sebaliknya.

Kerjasama antara pelaku bisnis ini tentunya harus dikuatkan dengan surat perjanjian. Surat perjanjian ini berfungsi sebagai dasar kerjasama yang berkekuatan hukum sehingga bisa melindungi masing-masing pihak dari kemungkinan terjadinya wanprestasi dari salah satu pihak. Selain itu, surat perjanjian juga bisa merepresentasikan upaya mencapai win-win solution di antara kedua belah pihak, di mana tidak ada pihak yang dirugikan atas perjanjian tersebut.

Surat dalam dunia bisnis tidak hanya berupa surat perjanjian saja, tetapi juga mencakup surat dinas, penawaran kerjasama atau produk/jasa, pemberitahuan kepada klien atau pelanggan tentang perubahan dalam perusahaan, penagihan, pemesanan, dan surat-surat bersifat resmi atau formal lainnya. Dari sini jelas bahwa surat bisnis tidaklah sama dengan surat pribadi. Adapun ciri-ciri yang biasa melekat pada surat bisnis, di antaranya dapat dikemukakan sebagai berikut:

■    Terdapat nama perusahaan yang mengeluarkan atau membuat surat.

■    Terdapat kop surat yang menampilkan identitas perusahaan pembuat surat yang biasanya mencakup nama, alamat, dan nomor telepon, alamat email, atau website.

■    Biasanya terdapat unsur nomor surat, perihal, dan lampiran.

■    Isi surat ditampilkan dalam bentuk ketikan, bukan tulisan tangan.

■    Memiliki format khusus yang biasanya menggunakan format rata kiri.

Pentingnya surat dalam dunia bisnis menuntut para pelaku bisnis untuk memiliki format dokumen khusus guna membuat surat bisnis tersebut. Berkenaan dengan format dokumen, setiap perusahaan memiliki kebebasan untuk menentukan format sesuai dengan kebutuhannya, karena tidak terdapat standar baku mengenai format surat bisnis. Namun, jika ditinjau dari ukuran kertas yang digunakan, surat bisnis umumnya menggunakan kertas berukuran A4 (21 x 29,7 cm) dan berorientasi portrait atau tegak.

Untuk membuat format surat bisnis, langkah awai yang harus dilakukan adalah menyiapkan dokumen baik dari margin maupun ukuran kertasnya. Berikut ini dapat disajikan langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam proses menyiapkan dokumen:

Pertama-tama klik tombol Start lalu pilih menu MS Word 2007 untuk meluncurkan aplikasi tersebut.
Setelah pengaturan kertas selesai, Anda sudah bisa mulai membuat surat-surat bisnis. Di bab-bab berikutnya, Anda akan melihat lebih detail bagaimana cara membuat surat bisnis.

Macam Surat, Jenis Surat

Macam Surat menurut jumlah penerima

1.    Surat biasa (untuk satu orang, organisasi/pejabat).

2.    Surat edaran(untuk beberapa orang/organisasi/pejabat).

3.    Surat pengumuman(untuk sekelompok masyarakat).

Jenis Surat menurut prosedur pengurusannya

1.    Surat masuk.

2.    Surat keluar.

Macam Surat menurut jangkauannya

1.    Surat intern.

2.    Surat ekstem.

Yang dimaksud dengan bahasa praktis dalam surat adalah:

1.    Bahasa yang menggunakan sedikit kata namun dapat dimengerti artinya oleh pembaca surat.    —

2.    Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut.

Syarat Surat yang baik

Syarat-syarat surat yang baik adalah sebagai berikut ini;

1.    Obyektif dan bukan subyektif

2.    Sistematis susunan isi suratnya

3.    Singkat, tidak bertele-tele

4.    Jelas kepada siapa, dari mana, dan tentang apa

5.    Lengkap isinya

6.    Sopan/ramah tamah bahasanya

7.    Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan dll)

Untuk dapat memenuhi syarat-syarat surat yang baik, perlu memiliki:

1.    Penguasaan permasalahan yang akan ditulis

2.    Penguasaan bahasatulis

3.    Pengetahuan yang luas tentang surat menyurat

3. Kata-kata yang digunakan:

a.    Sederhana.

b.    Umum.

c.    Bukan kata-kata asing, kata-kata daerah dan lain-lainnya

Fungsi masing-masing bagian surat

Kepala surat (heading, letter head) berfungsi:

a.    Sebagai alat pengenal (identitas).

b.    Sebagai alat pemberian informasi.

c.    Sebagai iklan, pada kantor-kantor tertentu.

Fungsi tanggal surat

a.    Sebagai referensi.

b.    Sebagai alat pemberian informasi.

Fungsi Nomor Surat

a.    Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing.

b.    Sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu.

c.    Sebagai penunjuk unit asal surat.

d.    Sebagai referensi.

e.    Sebagai lampiran.

Fungsi Lampiran sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

Fungsi perihal:

a.    Sebagai referensi.

b.Sebagai    petunjuk tentang inti surat secara keseluruhan.

c.    Sebagai petunjuk bagi petugas filing.

Alamat dalam surat berfungsi:

a.    Sebagai petunjuk bagi petugas filing.

b.    Sebagai petunjuk kemana surat harus disampaikan.

c.    Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.

Salam Pembuka berfungsi sebagai tanda pembicaraan akan dimulai tidak digunakan dalam surat resmi.

Isi Surat berfungsi sebagai uraian materi pokok dan subyek-subyek lainya

Salampenutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai; tidak digunakan dalam surat resmi.

Nama Jabatan berfungsi:

a.    sebagai identitas penanggung jawab surat.

b.    sebagai petunjuk bagi petugas filing

Initial berfungsi sebagai kode nama (singkatan) pembuat konsep dan pengetikan, digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengeta-hui isi surat tersebut. Demikian tadi sedikit informasi mengenai syarat surat yang baik.

Definisi Surat, Terminologi Surat

Pengertian Surat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan tertulis.
Bahasa surat
Bahasa surat adalah bahasa yang dilahirkan secara tertulis, baik,
indah, rapi, sopan, ramah tamah. Untuk surat niaga dan surat resmi harus
ditulis singkat, sederhana dan padat isinya.
Wujud surat
1.    Berwujut atau berbentuk Kartu pos.
2.    Berwujut atau berbentuk Warkat pos.
3.    Surat Bersampul.
4.    Berbentuk Memo.
Tujuan surat
1.    Sebagai pemberitahuan.
2.    Sebagai surat perintah.
3.    Sebagai permohonan/permintaan.
4.    Surat susulan.
5.    Surat peringatan/teguran.
6.    Surat panggilan.
7.    Surat pengantar.
8.    Surat keputusan
9.    Surat perjanjian
10.    Surat laporan
11.    Surat dagang :
-    Surat permintaan penawaran
-    Surat penawaran
-    Surat pesanan
-    Surat tagihan
-    Surat klaim, dan lain-lain.
Sifat Surat
1.    Surat dinas, adalah surat yang memuat persoalan kedinasan dan dibuat oleh instansi permerintah.
2.    Surat pribadi adalah :
a.    Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan. persahabatan dan perkenalan.
b.    Surat pribadi yang sifatnya resmi, seperti surat lamaran kerja, surat permohonan.
c.    Surat niaga, ialah surat yang memuat persoalan niaga yang dibuat
oleh perusahaan-perusaahn atau badan usaha yang bersifat dagang.
d.    Surat sosial, adalah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial dan yayasan-yayasan sosial.
e.    Telegram± adalah berita yang pengirimannya disalurkan melalui pesawat morse, telex ataupun teleprinter.
f.    Surat kawat, adalah surat yang ditulis dengan gaya bahasa tele-
gram, dan digunakan untuk ucapan selamat, ulang tahun. hari raya, hari
Natal dan ucapan-ucapan selamat lainnya. g. Surat pengantar, adalah
surat pengiring untuk suatu pengiriman barang bersama surat tersebut.
Dari segi keamanan surat terbagai atas :
1. Rahasia, ditandai dengan RHS atau R.
2. Sangat Rahasia, ditandai dengan SRHS atau SR.
3. Biasa.
Surat dari segi penyelesaian/kecepatan pengirimannya
a.    Sangat segera atau kilat
b.    Segera
c.    Biasa
Benda-benda Pos untuk keperluan surat-menyurat
1.    Perangko
2.    Meterai
3.    Amplop
4.    Kartu Pos
5.    Warkat Pos
6.    Kartu Pindah
7.    Kartu C. 7
8.    Blanko Pos Wesel
9.    Kertas Segel
Kotak Pos
Kotak Pos atau PO. Box adalah kotak
yang disediakan oleh kantor Pos atau postel, yang dapat diminta
berlangganan dengan membayar uang langganan setiap bulan. Tujuannya agar
surat-surat dapat diterima lebih cepat, karena dapat diambil sendiri ke
kantor Pos sesuai dengan kegiat-an perusahaan. Tujuan lainnya adalah
merahasiakan alamat kantor agar tidak terlalu repot melayani
orang/relasi dalam hubungan surat-menyurat.