Adapun ciri-ciri dari sebuah surat resmi, yaitu
- Pada sebuah instansi atau sebuah lembaga surat resmi menggunakan kop surat atau kepala surat. Yang terdiri dari nama instansi atau lembaga dan di tulis dalam huruf capital, Lalu alamat dari instansi atau lembaga tersebut dan di tulis dengan variasi huruf besar dan kecil, Dan logo instansi atau lembaga tersebut.
- Ada keterangan nomor surat, yakni urutan surat yang telah di kirimkan, yang sejajar di bagian kiri dengan penulisan dari tanggal surat. Lalu lampiran, yaitu lembaran lain yang di sertakan selain surat. Dan perihal, yaitu berupa garis besar isi surat resmi
- Penggunaan salam pembuka dan juga salam penutupnya yang sangat lazim. Dan di akhiri dengan tanda koma. Khusus untuk salam penutup, berisi salam penutup, jabatan, tanda tangan, dan juga nama yang biasanya di sertai juga dengan nomor induk pegawai.
- Bahasa yang di gunakan pun juga menggunakan bahasa yang resmi. Yakni bahasa Indonesia baku yang sesuai dengan ejaan yang telah di sempurnakan.
- Kemudian ada penyertaan cap atau stempel dari sebuah nama lembaga resmi.
- Dan yang terakhir surat resmi juga memiliki aturan format pembuatan surat resmi yang baku.